Rekrytointia koskeva tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten käsittelemme EcoUp Oyj:ssä ja sen konserniyhtiöissä (”Konserniyhtiöt”), joihin kuuluvat emoyhtiön lisäksi Ekovilla Oy, Ekovilla Sverige AB, Uudenmaan Imupalvelu Oy:n, Eko Asennuspalvelu Oy:n sekä Suomen Puukuitueriste Oy (kukin erikseen ”Työnantaja”) henkilötietoja työntekijöiden rekrytointiin sekä siihen liittyviin toimenpiteisiin. Tätä tietousojaselostetta sovelletaan työnhakijoiden lisäksi myös erilaisiin harjoitteluihin ja muihin palvelussuhteisiin rekrytoitaviin henkilöihin.
Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain (1050/2018) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759 /2004) säännöksiä ja periaatteita. Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan lainmukaisten käsittelyperusteiden nojalla ja läpinäkyvällä tavalla.
”Henkilötiedoilla” tai ”tiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (rekisteröity) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.
Muuhun henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan yleistä tietosuojaselostetta, johon pääset tästä.
Evästeiden käyttöä koskien saat lisätietoja evästekäytännöstämme, johon pääset tästä.
- Rekisterinpitäjä
Tämän tietosuojaselosteen mukaisena rekisterinpitäjänä toimii rekrytoiva Konserniyhtiö. Tämä on tyypillisesti se Konserniyhtiö, joka on mainittu työnantajatahona työpaikkailmoituksessa ja/tai jolle lähetät työhakemuksesi.
EcoUp-konserniin kuuluvat seuraavat yhtiöt:
EcoUp Oyj
Y-tunnus: 0297617-0
Kansankatu 49, 90100 Oulu
Ekovilla Oy
Y-tunnus: 3098689-4
Katajaharjuntie 10, 45720 Kouvola
Ekovilla Sverige AB
Y-tunnus: 559113-8002
c/o True Value Redovisning AB 591 35 Motala
Uudenmaan Imupalvelu Oy
Y-tunnus: 0424663-0
Ilveskuja 1, 01900 Nurmijärvi
Eko Asennuspalvelu Oy
Y-tunnus: 2838744-6
Kansankatu 49, 90100 Oulu
Suomen Puukuitueriste Oy
Y-tunnus: 0600544-3
c/o Ekovilla Oy Katajaharjuntie 10, 45720 Kouvola
EcoUp-konsernin tietosuojavastaava:
Eero Heikkinen
Osoite: Kansankatu 49, 90100 Oulu
Sähköposti: privacy@ecoup.fi
Yhteydenotot tietosuojaan liittyen:
Osoite: Kansankatu 49, 90100 Oulu
Sähköposti: privacy@ecoup.fi
- Rekisteröidyt
Henkilötietojen käsittelyn kohteena olevia rekisteröityjä ovat sellaiset henkilöt, jotka hakevat töihin Konserniyhtiöihin. Lisäksi rekisteröityjä voivat olla myös muut henkilöt, joiden tietoja sisältyy työnhakijan toimittamiin tietoihin esimerkiksi suosittelijat.
- Henkilötietojen käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttämiseksi ja niihin liittyvien toimenpiteiden suorittamiseksi.
Oikeutettu etu sekä työsopimuksen solmiminen ja täytäntöönpano
Henkilötietojen ensisijaisena käsittelyperusteena on Työnantajan oikeutettu etu. Rekrytointiprosessin johtaessa työsuhteeseen voi Työnantaja käsitellä työnhakijan henkilötietoja työsopimuksen solmimista ja täytäntöönpanoa varten.
Lakisääteinen velvoite
Lisäksi henkilötietojen käsittely voi soveltuvin osin perustua lakisääteiseen velvoitteeseen.
Suostumus
Lisäksi Rekisterinpitäjä voi kansallisen sääntelyn niin vaatiessa pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyn tyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus saatetaan pyytää esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseksi.
- Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee muun muassa seuraavanlaisia henkilötietoja rekrytointia varten:
- Yhteystiedot kuten nimi, syntymäaika, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Hakemukset ja ansioluettelot ja muut rekisteröidyn toimittamat asiakirjat (kuten kopiot todistuksista) jotka voivat sisältää tiedon koulutuksesta (kuten peruskoulutus, tutkinto, muu suoritettu koulutus), sukupuolesta, erityisosaamisesta ja kielitaidosta
- Tiedot nykyisestä työtehtävästä sekä aikaisemmista työtehtävistä (sisältäen tiedot työnantajasta, tehtävänimikkeestä ja tehtäväkuvauksesta)
- Työhaastatteluja ja mahdollisia soveltuvuusarviointeja koskevat materiaalit
- Työnhakijan suosittelijat
- Käsiteltäväksi saattaa tulla myös rekisteröidyn vapaaehtoisesti antamat henkilötiedot* kuten sosiaalisen median profiilit tai hakemukseen sisältyvä henkilötunnus
* Vapaaehtoinen tieto. Muut henkilötiedot ovat välttämättömiä esimerkiksi rekrytoinnin hoitamiseksi. Mikäli työnhakija ei halua luovuttaa tietojaan Työnantajalle, häntä ei välttämättä voida ottaa huomioon rekrytointiprosessissa.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, kuten soveltuvuusarvioinnin toteuttavalta palveluntarjoajalta. Henkilötietoja voidaan niin ikään kerätä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta tai muilta kolmansilta tahoilta.
- Henkilötietojen luovutukset ja vastaanottajat
Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää erilaisia kolmansia tahoja (esimerkiksi tilitoimisto, asennuspalvelut ja IT-tuki sekä viestintäpalvelut). Olemme huolehtineet tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista näiden tahojen kanssa.
Henkilötietoja voidaan siirtää ja luovuttaa EcoUp -konsernin sisällä ja Konserniyhtiöiden välillä tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten ja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön edellytysten mukaisesti. Voimme joutua myös hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan henkilötietoja ihmisten tai omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi voimme joutua luovuttamaan henkilötietoja, mikäli jokin Konserniyhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Lisäksi mikäli EcoUp-konserni tai Konserniyhtiöt ovat osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan kolmansille osapuolille.
- Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei tämän tietosuojaselosteen nojalla siirretä Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
- Henkilötietojen säilytysajat ja säilyttämistä koskevat kriteerit
Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, kuitenkin enintään yksi (1) vuosi rekrytointiprosessin päättymisestä.
Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten.
Tarvittavat tiedot siirretään työntekijöiden henkilötietorekisteriin Työnantajan ja työnhakijan solmittua työsuhteen. Konserniyhtiöiden henkilöstöä koskee erillinen tietosuojaseloste. Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen lainsäädännössä tai muussa sääntelyssä asetetun velvoitteen täyttämiseksi. Lisäksi edellä kuvatuista pääsäännöistä poiketen henkilötietoja voidaan säilyttää tarvittavan ajan, mikäli niitä tarvitaan esimerkiksi oikeudenkäyntiin liittyen.
- Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä henkilötietoja sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröityyn.
- Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Suojaamme henkilötiedot asianmukaisesti teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pyrimme myös varmistamaan järjestelmiemme toimivuuden vikatilanteissa ja tietojen palauttamismahdollisuudet.
Tiedot säilytetään tarkoituksenmukaisesti suojatuilla palvelimilla, joiden teknistä tietoturvaa hallinnoidaan useilla eri tavoilla. Henkilötietoihin pääsyä hallitaan esimerkiksi työroolipohjaisella käyttöoikeushallinnalla. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.
- Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu henkilötietojen käsittelytarkoituksesta sekä -tilanteesta.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (”tarkastusoikeus”)
Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, ja jos niitä käsitellään, saada pääsy tietoihin sekä oikeus saada tietosuojalainsäädännössä määritellyt tiedot henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.
Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Oikeus käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella rekisteröity vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Oikeus henkilötietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista.
Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisterinpitäjälle henkilötietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla tai sopimuksen täytäntöönpanoon perustuvaa käsittelyä varten, rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta suoritettuun henkilötietojen käsittelyyn.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi sekä peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus.
Oikeuksien käyttäminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti tai sähköisesti tämän
tietosuojaselosteen kohdan yksi Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.
Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä johdosta saatamme joutua kysymään lisätietoja. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsitellyssä on toimittu tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät täältä.
- Muutokset tietosuojaselosteeseen
Kehitämme palveluitamme ja toimintaamme jatkuvasti ja voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Kehotamme säännöllisesti tarkistamaan tämän tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Uusin versio on saatavilla Konserniyhtiöiden verkkosivuilla.
Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 31.8.2021.
